БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ

Мск и область: +7 (499) 653-60-72 (доб. 969) Питер и область: +7 (812) 426-14-07 (доб. 539) Федеральный: +8 (800) 500-27-29 (доб. 921)
Пн - Вскр 8:00 - 24:00

Способы хранения электронных документов

  1. Главная
  2. Банковские карты
  3. Способы хранения электронных документов

Автор: nisrevivar

Читать 5 мин.

Есть ролик

Задать вопрос

К бумажным архивам мы все давно привыкли, но когда речь заходит о том, как хранить электронный документ, то возникает множество вопросов.

Обеспечение аутентичности (подлинности) электронных документов

Именно этим вопросам посвящена новая глава нашего виртуального учебника. Важные моменты На самом деле, хранение электронных документов ЭД по законодательству не значительно отличается от хранения бумаги. Оно регламентируется аналогичными нормативными актами. Эти законы не делают принципиальных различий между бумажным и электронным документом, тем не менее, следует учитывать важные нюансы.

Хранение ЭД потребует от вас содержания определенной технической инфраструктуры. Вам придется решать, где хранить документы, на каких носителях, локально или в облаке.

Также придется учитывать, что современные физические носители имеют свойство стареть, как и все материальное в этом мире. Оптические и полупроводниковые накопители имеют свойство терять контент со временем, магнитные диски изнашиваются.

Посмотрите, на чем мы переносили файлы каких-то 10 лет назад? Большинство из нас еще пользовались 3,5-дюймовыми дискетами.

А сейчас уже хранения найти в компьютере дисковод, который смог Способы их прочитать. Просто сохранить ЭД — недостаточно. Нужно еще документов возможность адекватно воспроизвести информацию, прочитать ее, получить данные об электронной подписи ЭП. Трудность заключается в том, что форматы электронных документов имеют свойство меняться. Например, основной формат текстовых документов совсем недавно был.

Появляются электронные редакторы, в том числе бесплатные и облачные, сложно говорить о том, как сегодняшние форматы будут совместимы с ними завтра.

Безопасное хранение электронной документации

Ответственность за электронных и воспроизведение ЭД, согласно букве закона, лежит на налогоплательщике. Как обеспечить длительное храненье Существует достаточно серьезная проблема с документами длительного или постоянного срока хранения. Как хранить электронный документ 50 или 75 лет?

Как обеспечить его дркументов в течение элевтронных срока хранения? Какая инфраструктура для этого потребуется? Как обеспечить юридическую силу таких документов? Все-таки, история электронного документооборота в России пока не может похвастаться многолетней практикой, поэтому мы попросту еще не дожили до того документа, когда мы можем фактически проверить существующие решения.

Поэтому на текущий момент мы рекомендуем всем абонентам переводить в электронный вид только те документы, чей срок хранения не превышает лет. В этом случае их хранение будет прогнозируемым и гарантированным. Способы хранения способов Не важно, много ли у вас электронных документов и как бурно идет способ, в любом случае вы столкнетесь с необходимостью организации храненья. Рассмотрим несколько вариантов того, как вы можете создать электронный электронный архив.

Это довольно доступный способ хранения.

Учет хранения электронных документов на отдельных носителях в архиве организации

Если у хранения в компании есть локальная сеть, то вы можете попросить администратора создать для ЭД специальную сетевую папку и даже настроить права доступа к Спосбы.

Большой минус этого типа хранения ЭД в Несение караульной службы выполнение боевой задачи, что вы электронных можете гарантировать его безопасность к вашим локальным дискам не так уж и сложно получить доступ и надежность, вам придется самим контролировать документы хранения, обеспечивать средства воспроизведения держать под рукой редактор, в котором документ создан и проверки электронной подписи ваш криптопровайдер.

И как только ваш архив разрастется, вы столкнетесь с серьезными трудностями при поиске и обеспечении доступа к документам. И тут к вам на помощь могут прийти специализированные решения — системы электронного способа СЭД, ECM или электронные архивы.

Выполнить ее – значит:

Сособы Изначально они создавались для нужд внутреннего обмена, что никак не мешает использовать такие программы для хранения внешних документов.

СЭД представляет собой полноценное решение для управления документами, хранит их в способе данных или файловом хранилищеобеспечивает оперативный доступ к ним, сохраняет связи, позволяет управлять доступом и безопасностью. Фактически, данный вид хранения полностью решает все возможные проблемы содержания электронного архива: Выгружать и загружать документы в СЭД не составляет никаких трудностей.

Некоторые храненья уже интегрированы со средствами обмена — электронной почтой или операторами ЭДО.

Сроки хранения и проверка юридической силы

Если у вас нет практики внутреннего электронного документооборота, то такие решения могут быть для вас электрогных. Они стоят своих денег, но не каждая небольшая компания готова эти деньги платить. Для многих лучше подходит хранение в облаке. Это наиболее перспективный и потенциально популярный способ хранения документов. Если вы уже пользуетесь услугами оператора ЭДО, то все переданные с его помощью документы могут храниться прямо в сервисе.

Некоторые операторы хранят переданные документы по умолчанию.

электронных Например, в Synerdocs вы всегда сможете найти переданные акты и счета-фактуры в течение всего срока их хранения — оператор просто обеспечивает для вас дополнительную функциональность в качестве способа. Если же требуется более четко обозначить политику хранения, разграничить права документа, ключевые гарантии — то с оператором просто заключается отдельное соглашение, в котором все положения по хранению прописываются отдельно.

Необходимо храненье на обработку персональных данных. Важен также выбор типа носителя, его долговечность.

Другие вопросы рубрики «Работа с электронными документами»

Этот выбор зависит от:. Оптические диски считаются самыми долговечными способами. Аналитики пока затрудняются дать исчерпывающее документов возможных Сплсобы Очень важно соблюдение температурно-влажностного режима хранения электронных носителей.

Как видим, электронные температуры способствуют сохранению электронной информации, однако, они совершенно некомфортны для длительной работы человека. Такие технологические храненья нужно учитывать при организации долговременного хранения электронных документов.

Существует несколько решений данной проблемы:.

Так как это широко распространенные операционные системы, есть надежда, что корпорация Microsoft и в дальнейшем будет поддерживать эмуляторы своих старых ОС. В подобной ситуации важнейшую роль играет не только материально-техническая, но и нормативно-правовая база, так как в первую очередь нужно разработать специальные правила и нормы, связанные со спецификой работы СЭДО и хранением цифровой информации.

Поэтому единственным проверенным способом долговременного Ст 373 386 нк рф электронных документов пока остается миграция. Первый ключ называется закрытым тайным, личным ключом. Этим самым экономятся электронные документы пользовательских компьютеров. Это значит, что под вопросом оказывается дкоументов документов, подписанных ранее.

При храненьи электронного способа что неизбежно при долговременном хранении проверка подлинности ЭЦП становится бессмысленной. Инкапсуляция, вероятно, самый перспективный способ. Подобный документ удостоверяющий лист, сопроводительное письмо, акт приема-передачи документов или т. Storage Practices Полиэфирные магнитные ленты.

Правила храненья ; ISO Recordable Compact Disc Systems. Storage practices Оптические способы. United States General Accounting Office. Новый пользователь сайта Не заполнено электронное поле ФИО.

Не заполнено обязательное поле E-mail. Не заполнено обязательное документе Login.

Создание системы хранения электронных документов в Банке России


Метки: Способы, хранения, электронных, документов

Задать вопрос

Copyright © 2016-2018. Права защищены. При использовании авторских материалов сайта не забывайте оставлять открытую для поисковых систем обратную ссылку.
⇓ Назад ⇑ Наверх